Garantizar el cumplimiento de las normas y requisitos de presentación de informes financieros es de vital importancia para las empresas que operan globalmente, pues el incumplimiento de estos estándares puede dar lugar a multas y auditorías prolongadas hasta sanciones graves, daños a la reputación y repercusiones legales. Con ello, el 60% de los propietarios de empresas dicen tener dificultades para mantenerse al día con el cumplimiento y las regulaciones.
En la práctica, las organizaciones globales necesitan comprender todos los diferentes requisitos locales e internacionales, diseñar soluciones para esos requisitos y luego gestionar continuamente los cambios en el entorno empresarial a medida que cambian los requisitos. Es un trabajo de tiempo completo que la mayoría de las empresas no necesariamente tienen el ancho de banda para realizar. Estas organizaciones deberían poder concentrar todas sus energías en sus operaciones comerciales diarias, sin tener que examinar el aluvión constante de mandatos locales y descubrir cuáles son las mejores maneras para que sus negocios cumplan con los requisitos en constante cambio. Por lo tanto, es crucial analizar e implementar las mejores prácticas para monitorear y mantener el cumplimiento en las operaciones financieras. A continuación, brindamos ocho buenas prácticas y estrategias de seguimiento.
1. Establece un marco de cumplimiento
Basándote en la comprensión de las regulaciones y los riesgos financieros, desarrolla políticas y procedimientos claros y detallados que establezcan los estándares de cumplimiento para la empresa. Estos deben abordar áreas como el Due Diligence, la gestión de riesgos financieros, contables y fiscales y la presentación y revelación de informes financieros, entre otros.
Define claramente las responsabilidades y roles de las personas dentro de la organización en relación con el cumplimiento financiero. Esto incluye la designación de un coordinador o equipo de cumplimiento encargado de supervisar y dirigir las actividades de cumplimiento, así como la capacitación del personal en las políticas y procedimientos establecidos.
2. Forma grupos de trabajo especializados
La formación de equipos especializados en cumplimiento financiero puede fomentar una cultura organizacional de cumplimiento, donde se valora la integridad y se promueve la ética en todas las actividades financieras de la empresa. Esto ayuda a proteger la reputación y la credibilidad de la empresa frente a clientes, inversores y otras partes interesadas.
3. Prioriza el resguardo y accesibilidad de la documentación
Mantener la documentación financiera es crucial para demostrar el cumplimiento de las regulaciones financieras. Al enfatizar la importancia de tener registros bien organizados, las organizaciones pueden comunicar de manera efectiva los principios fundamentales de precisión, transparencia y responsabilidad. Además, resaltar la accesibilidad de estos documentos contribuye a agilizar el proceso general de cumplimiento.
4. Contrata a profesionales de cumplimiento
Contratar a profesionales especializados en cumplimiento (compliance) para las empresas es fundamental por varias razones: empresas especialistas como lo somos en GVS, tenemos la experiencia y conocimientos específicos en las regulaciones y normativas relevantes, lo que nos permite interpretar y aplicar adecuadamente las normas y regulaciones financieras, reduciendo el riesgo de incumplimiento y sanciones.
En GVS estamos capacitados para identificar y evaluar los riesgos regulatorios a los que se enfrenta cualquier empresa, desarrollando estrategias y controles para mitigar estos riesgos y proteger así los intereses financieros y reputacionales; podemos proporcionar asesoramiento y orientación a la alta dirección y al personal sobre cuestiones relacionadas con el cumplimiento, incluyendo la interpretación de regulaciones complejas, la implementación de políticas y procedimientos de cumplimiento, y la resolución de problemas. Como decimos en un inicio, es un trabajo de tiempo completo que la mayoría de las empresas no necesariamente tienen el ancho de banda para realizar y deberían poder concentrar todas sus energías en sus operaciones comerciales diarias. La contratación de especialistas como lo somos en GVS soluciona este problema y ayuda a fomentar una cultura organizacional de cumplimiento ético y responsable promoviendo la integridad, la transparencia y el compromiso con el cumplimiento de normas aplicables.
Estamos al tanto de los cambios en el entorno regulatorio y podemos ayudar a la empresa a adaptarse y cumplir con nuevas regulaciones, asegurando que permanezca actualizada y cumpla con la auditoría de forma oportuna.
5. Utiliza una plataforma de gestión del trabajo
El cumplimiento requiere del uso de una plataforma de gestión del trabajo colaborativo junto con un sólido sistema de control interno. La plataforma puede automatizar, rastrear e informar tareas de cumplimiento al mismo tiempo que fomenta una comunicación transparente. La capacitación y las auditorías periódicas fortalecerán el cumplimiento. Esto mitiga los riesgos y respalda la presentación de informes precisos y oportunos.
Una plataforma de gestión del trabajo colaborativo simplifica y centraliza la supervisión y ejecución de actividades relacionadas con el cumplimiento normativo. Estas plataformas permiten la automatización de procesos, el seguimiento de tareas y la generación de informes, lo que facilita la identificación y corrección de posibles incumplimientos. Además, proporcionan un marco estructurado para la colaboración entre los equipos de cumplimiento y otros departamentos, mejorando la eficiencia y la comunicación dentro de la organización.
La tecnología ha avanzado de modo que los requisitos reglamentarios pueden integrarse automáticamente en los flujos de trabajo. Se depende demasiado de los empleados individuales para cumplir los requisitos, y tanto el cumplimiento de las regulaciones como la presentación de informes se ven afectados. Es un problema de personas, procesos y tecnología, por lo que no existe una solución sencilla, pero la tecnología puede contribuir en gran medida a mejorar los procesos y ayudar a las personas.
6. Comunica las políticas constantemente
Es importante asegurar que las políticas y los procedimientos se comuniquen bien y se implementen de manera consistente en la empresa. No debe haber lugar para la ambigüedad o la falta de conocimiento. Mantener a todos actualizados sobre cualquier cambio en la regulación, refuerza el cumplimiento financiero y de informes a través de capacitación y realiza auditorías de cumplimiento periódicamente. En este sentido, la contratación de especialistas también es altamente beneficioso. En GVS también brindamos capacitación sobre las normas y su aplicación para ayudar a las empresas en su camino hacia el cumplimiento.
7. Implementa un programa de cumplimiento
Una excelente practica para garantizar el cumplimiento de las regulaciones financieras es implementar un programa de cumplimiento sólido. Esto incluye capacitación periódicamente para los empleados, auditorías internas periódicas y el uso de software de cumplimiento automatizado. Estas prácticas ayudan a detectar y gestionar riesgos y a cumplir con los requisitos de presentación de informes de forma eficaz y eficiente.
Sobre GVS
Contamos con más de 10 años de experiencia en la valuación de empresas y acompañamiento en la auditoría de estados financieros y pruebas de deterioro, así como, derivados financieros. Brindando servicio a grandes, pequeñas y medianas empresas de distintos sectores en México, LatAm, Argentina y España; garantizando su entera satisfacción a través de la recurrencia.
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