¿Qué es la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo consiste en planificar todas las actividades para aprovechar al máximo el día. En el contexto de la vida profesional, se desea planificar la jornada laboral para maximizar nuestra eficiencia y realizar las tareas más importantes de forma más rápida. En este mundo pospandémico, todos estamos cada vez más ocupados y en muchas ocasiones, podríamos trabajar las 24 horas del día, los siete días de la semana.
Por tanto, puede ser un desafío encontrar el equilibrio adecuado entre el trabajo, las responsabilidades personales y el tiempo libre. Sin embargo, existen estrategias respaldadas por investigaciones que pueden ayudarnos a aprovechar al máximo nuestras horas. A continuación, expondremos algunas de las recomendaciones más importantes.
Implementa técnicas conocidas por su eficiencia
Técnica pomodoro
Esta técnica se originó en los años 80 por Francesco Cirillo, Su método se basa en intervalos de trabajo de 25 minutos seguidos de una pausa corta de 5 minutos. Después de cuatro intervalos consecutivos de 25 minutos, se toma un descanso más largo, normalmente de unos 15 minutos. Investigaciones, como un estudio publicado en el «Journal of Applied Psychology», sugieren que este enfoque puede aumentar la productividad al mantener la concentración y reducir la fatiga mental.
Técnica timeboxing
Cuando la mala gestión del tiempo está relacionada con el perfeccionismo o una inclinación por realizar múltiples tareas, el timeboxing es muy útil. Cuando marca el tiempo, asigna a cada tarea de la lista de tareas pendientes, una cantidad de tiempo específica en la que se debe completar. Cada bloque de calendario se llama cuadro de tiempo. Cuando se finalice el cuadro de tiempo, debes marcar la tarea como completada, ya sea que la consideres «terminada» o no. Esto puede parecer un poco duro, pero es una excelente manera de aprender a dejar de lado el perfeccionismo y evitar intentar incluir demasiadas tareas en el día.
Elimina reuniones innecesarias
Las reuniones consumen una gran cantidad de tiempo de los empleados. Esto es especialmente cierto en un mundo pospandémico, donde las llamadas han reemplazado las charlas improvisadas en el escritorio.
La investigación sobre cómo las reuniones afectan nuestra productividad ha demostrado que un enorme 65% de las personas siente que las reuniones interrumpen su flujo de trabajo. De hecho, mientras que el 15% de las empresas dedican su tiempo a reuniones, el 71% de las reuniones se consideran improductivas.
Pero el problema no son las reuniones en sí mismas; son las reuniones innecesarias las que obstaculizan el trabajo concentrado. Reducir las reuniones innecesarias ayuda a que los equipos estén más comprometidos, productivos y concentrados. En este sentido, se pueden introducir días sin reuniones o limitar las reuniones a 15 minutos para ponerse al día y a 30 minutos para charlas más profundas.
Prepárate para tener enfoque
El entorno de trabajo tiene un gran impacto en la capacidad de concentración y es responsabilidad de cada uno eliminar las distracciones preparándose para mantener el enfoque.
Demasiadas distracciones a tu alrededor pueden acabar con tu productividad, así que mantén tu espacio de trabajo ordenado, pon tu teléfono en silencio (o en un cajón) y agrega una nota a tu escritorio o correo electrónico que permita a tu equipo saber cuándo te estás concentrando.
Crear un ambiente de trabajo saludable también significa apoyarse en las formas ideales de trabajar. Por ejemplo, puedes crear tu agenda en función de tus niveles de energía; Si te sientes más colaborativo(a) por la mañana y te resulta más fácil concentrarte por la tarde, debes organizar reuniones temprano en el día y utilizar el período posterior para trabajar en plena concentración. Todos somos diferentes; la clave es encontrar lo que funcione para cada quien.
Establece la priorización de tareas
El profesor de psicología de la Universidad de Florida, Roy Baumeister, ha investigado sobre la toma de decisiones y la autodisciplina. Sus estudios respaldan la idea de que centrarse en tareas de alta prioridad antes que en tareas menores conduce a una mayor eficiencia.
Establece metas SMART
La investigación de Edwin A. Locke y Gary P. Latham sobre la teoría de la fijación de metas demuestra que establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un marco temporal (SMART) puede mejorar la motivación y la gestión del tiempo al proporcionar una dirección clara.
Delega de forma efectiva
Estudios de la Universidad de California en Berkeley respaldan la idea de que delegar tareas adecuadamente puede liberar tiempo y reducir el estrés. Saber cuándo y cómo asignar responsabilidades a otros es esencial.
Usa herramientas de gestión del tiempo
Investigaciones realizadas por la Universidad de Princeton han encontrado que el uso de herramientas como aplicaciones de seguimiento del tiempo y listas de tareas puede mejorar la productividad al ayudar a las personas a tomar conciencia de cómo utilizan su tiempo.
Mantén el equilibrio
La Universidad de Stanford ha realizado investigaciones sobre el agotamiento y el equilibrio trabajo y vida. Estos estudios enfatizan la importancia de programar tiempo de calidad para el autocuidado, lo que puede aumentar la productividad en general.
En conclusión, la gestión efectiva del tiempo es esencial para lograr el éxito en múltiples aspectos de la vida. Estas recomendaciones respaldadas por investigaciones ofrecen un enfoque estructurado y probado para optimizar cómo utilizamos nuestro tiempo. Al aplicar estas estrategias, podemos trabajar de manera más eficiente, reducir el estrés y alcanzar nuestros objetivos con mayor facilidad.
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